PROCESSKARTLÄGGNING
OCH MODELLERING
Sammanfattning
Att kartlägga och modellera sina många gånger komplexa materialflöden och arbetsprocesser ger många positiva och värdefulla effekter för en organisation t ex:
- En bra och tydlig grund att utgå ifrån vid fortsatt arbete med processutveckling och förbättring.
- En gemensam bild som minskar missförstånd och risken för att processer utförs på fel sätt.
- Bättre kompetens och förståelse för helheten samt medarbetares arbete och situation.
- Nyanställda kan snabbare förstå och lära sig verksamheten.
- Underlättar kommunikation, lättare att visa och förklara för medarbetare och andra intressenter hur en viss process fungerar.
- Bra att kunna gå tillbaka till för att friska upp minnet vid processer som utförs väldigt sällan.
Beskrivning
Många gånger utför Sim Logistics denna tjänst som en del i ett större projekt t ex under förstudien, men självklart kan tjänsten även beställas och utföras separat.
Det är också vanligt att vi modellerar processer för egen del vid utförande av kunduppdrag. Det är ju ett ypperligt sätt att på ett strukturerat sätt få en tydlig bild av en kunds materialflöde och processer. Det är också mycket bra att kunna gå tillbaka till modellerna när minnet sviker eller vid senare uppföljningsprojekt.
Utförande
Arbetet med att kartlägga och modellera processer består ofta i att varva besök i verksamheten för iakttagelse och intervjuer som ger förståelse för processen (kartläggning) med workshops under vilka själva modellerandet sker.
Utvald personal som utför eller på något sätt berörs av respektive process deltar i kartläggning och workshops. Om olika uppfattningar råder måste deltagarna diskutera, förklara för varandra och enas om hur processen verkligen går till. På så sätt sker ofta "aha-upplevelser", lärdomar dras och slutligen skapas en gemensam bild som samtliga deltagare kan känna delaktighet i.
Verktyg
Sim Logistics använder sig av 2C8 från 2Conciliate som är ett modernt och lättanvänt modelleringsverktyg. 2C8 är databasbaserat vilket bl.a innebär att om ett objekt ändras får ändringen genomslag i samtliga processer som objektet ingår i vilket är smidigt och sparar tid. Processer är nedbrytbara i valfritt antal steg till önskad detaljnivå och nås enkelt via musklick i modellen eller via trädstruktur, se bild nedan.
Ansvarsområden för huvud- och delprocesser kan tydliggöras med hjälp av att roller och befattningar sätts ut. Utifrån kundens behov kan olika typer av modeller skapas och kopplas till varandra, t ex process-, simbane-, organisations-, produkt- och intressentmodell.
Resultat
Under arbetet med att kartlägga och modellera materialflöden och processer kommer ofta "konstigheter" upp till ytan. Onödigt krångliga arbetssätt eller onödiga processteg tydliggörs i den visuella processmodellen som skapats. Det blir då ofta enklare att se hur processen skulle kunna förbättras vilket resulterar i förbättringsförslag utöver en mycket tydlig bild av den nuvarande processen.
För sin dokumentation får kunden naturligtvis del av modellerna som kan exporteras till Microsoft Excel och -Word samt i klickbart html format för webbläsare/intranät.
Vill ni diskutera ett passande upplägg för just Er eller ha mer information:
Ring +46 761 618384 eller maila info@simlogistics.se.
