TILLVÄGAGÅNGSSÄTT
Många av våra kunders utmaningar liknar i grunden varandra men det skiljer alltid i detaljer. Därmed behöver också tillvägagångssättet anpassas för att på bästa sätt kunna angripa varje kunds unika utmaning. Sim Logistics använder framgångsrikt ett generellt applicerbart men ändå flexibelt tillvägagångssätt för att angripa våra kunders komplexa frågeställningar. Det är ingen revolutionerande metodik men viktig i vårt arbete med att ta fram lösningsförslag som matchar behoven i kundens verksamhet.
För att intresserade ska kunna få en uppfattning om hur ett projekt som genomförs i samarbete med Sim Logistics skulle kunna gå till följer här en så generell beskrivning som möjligt av vårt anpassningsbara tillvägagångssätt från första kontakt till avslutat projekt.
Första kontakten
Efter den första initiala kontakten där kunden berättar om sina utmaningar inom internlogistik bokas normalt ett besök i kundens verksamhet in av Sim Logistics. Under besöket som oftast tar 2-3 timmar får kunden berätta mer ingående om sina utmaningar och behov av hjälp, gärna i samband med en rundvandring i verksamheten för vår ökade förståelse.
Om vi känner att vi kan hjälpa kunden med deras utmaning och tillföra värde i processen följer diskussioner kring hur ett samarbete och projektupplägg skulle kunna se ut.
Om båda parter efter mötet är fortsatt intresserade av ett samarbete skickar Sim Logistics en offert till kunden innehållandes bl. a övergripande projektplan, tidsuppskattning, allmänna villkor och naturligtvis pris för genomförande. Efter kundens eventuella acceptans samt skriftliga order kan projektet påbörjas.
Projektdelar
Ett uppdrag som utförs av Sim Logistics innehåller oftast kundanpassade varianter
av följande 4 delar:
- Behovsanalys
- Design av lösningsförslag
- Analys och utvärdering
- Resultat med slutsatser och rekommendationer
Projektstart
Projekten startar ofta med ett Uppstartsmöte under vilket praktiska detaljer kring projektets genomförande avhandlas som t ex avgränsningar, organisation och medlemmar, ansvarsområden, kontaktlister etc. Därefter diskuteras projektplanen mer ingående än tidigare med fokus på de närmast kommande aktiviteterna. Här tas upp vilka moment som utifrån vår initiala uppfattning tros ingå och grova uppskattningar om när de tros kunna utföras görs.
Av erfarenhet vet Sim Logistics att det är mycket svårt att på förhand veta exakt vilka moment som kommer ingå i ett projekt och dess tidsåtgång. Ofta framkommer ny vetskap att ta hänsyn till under projektets genomförande och oförutsägbara händelser inträffar som gör att projektplanen behöver redigeras. Detta gör projektplanen flexibel och säkerställer att projektet ständigt fokuserar på de viktigaste aktiviteterna för att nå uppsatt mål.
Viktiga måldatum sätts upp för rapportering av delresultat och regelbundna korta avstämningar hålls mellan Sim Logistics och kundens projektledare för att säkerställa projektets fortskridande med rätt fokus och minimal tidsåtgång.
Målet med Uppstartsmötet är att komma överens om och ytterligare fastställa projektets avgränsningar, arbets- och ansvarsfördelning mellan Sim Logistics, kunden och eventuella andra parter, medlemmar, projekt- och tidplan samt vad nästa steg efter mötet bör vara. Vidare syftar mötet till att Sim Logistics och kunden ska lära känna varandra lite bättre. Uppstartsmötet avslutas ofta med att indatasamlingen påbörjas genom intervjuer och rundvandring i verksamheten och därmed börjar första projektdelen.
Behovsanalys
Efter första mötet fortsätter normalt indatasamlingen. Sim Logistics skickar lista med efterfrågad tydligt definierad logistisk verksamhetsdata som behövs. Vid behov genomförs också ytterligare besök i verksamheten.
Förstudie och dataanalys
Behovsanalysen som normalt består av en förstudie med datainsamling och -analys har 3 syften:
- Sim Logistics ska få nödvändig förståelse för och kunskap om verksamheten som bedrivs.
- Dataunderlag tas fram som tydliggör verksamhetens verkliga internlogistik för att undvika skadlig påverkan från eventuella felaktiga subjektiva uppfattningar.
- Ge en så tydlig bild som möjligt av verksamhetens behov gällande t ex hanteringsutrustning, lagerinredning, automation, personal, system etc.
Resultaten från Behovsanalysen, som presenteras för kunden vid ett möte används sedan i nästa projektdel i vilken lösning/-ar designas vars karakteristika och kapacitet matchar de framtagna behoven.
Läs mer om exempel på dataanalys och utredningar under Förstudier och analyser.
Under Behovsanalysen behöver kunden avsätta tid och resurser för att bistå Sim Logistics med dataunderlag och information kring sin verksamhet.
Design av lösningsförslag
Utifrån resultaten i Behovsanalysen utarbetas i denna del lämpliga lösningsförslag där hänsyn tas till en mängd variabler som är olika beroende på problemställning/situation.
Arbetet brukar gå till som så att Sim Logistics tar fram ett eller flera förslag som kan förbättra kundens internlogistik. Förslagen presenteras för och gås noga igenom med kunden och i nära samarbete kompletteras, utvecklas och förfinas de vid behov.
Det kan hända att det redan i designdelen tas fram ett förslag som utkristalliserar sig som det utan tvekan bästa eller kanske enda möjliga förslaget. I sådana fall uppstår inget behov av en tredje jämförande och utvärderande del där två eller flera möjliga förslag ställs mot varandra. Projektet kan då gå direkt vidare till den avslutande delen Resultat med slutsater och rekommendationer.
Om det däremot i designdelen uppstår flera möliga lösningsförslag där inget är uppenbart mycket bättre än de övriga uppstår ett behov av att jämföra och utvärdera dem för att kunna välja det mest lämpliga. Denna situation är inte alls ovanlig och arbetet går då istället vidare med nästa del.
I designdelen används om lämpligt avancerade 3D visualiseringsprogram för att gestalta och tydliggöra ett lösningsförslag. Läs mer om detta under Visualisering.
Analys och utvärdering
Det kan också vara så att även om enbart ett naturligt och självklart förslag har tagit form i designdelen kan det finnas behov eller önskemål från kunden att veta mer om förslaget. En djupare analys kan då utföras i denna del med syfte att få fram t ex detaljer kring vad förslaget innebär och om det verkligen uppfyller de önskade målen.
Ett vanligt förekommande uppdrag för Sim Logistics som oftast innehåller en analys och utvärderingsdel är att dimensionera och designa ett helt nytt lager med layout eller utbyggnad av ett befintligt lager. Läs mer om denna tjänst under Design av lager och layout.
Denna del syftar alltså till att vid behov analysera djupare det eller de förslag som har tagits fram i designdelen för att få fram de efterfrågade underlag som krävs för att kunna fatta t ex ett investeringsbeslut. Arbetet består ofta av olika beräkningar eller sammanställning av lösningsspecifik data eller kapacitet, SWOT-analys för att tydliggöra ett förslags styrkor, svagheter, möjligheter och hot eller om lämpligt dynamisk flödessimulering. Läs mer om flödessimulering under Simulering.
Då analysen avslutats och efterfrågade resultat har tagits fram kan arbetet fortsätta med den sista och avslutande delen.
Resultat med slutsatser och rekommendationer
I denna del sammanställs alla viktiga delresultat som framkommit i projektets föregående delar. Från de mest intressanta resultaten från dataanalysen till beskrivningar av lösningsförslag med eventuella skisser och ritningar till resultaten från djupanalysen och eventuella jämförelser mellan olika förslag.
Här förs också resonemang kring vad resultaten innebär. Slutsatser dras utifrån resultaten och övrigt som framkommit under projektets gång. Slutligen ger Sim Logistics sina eventuella rekommendationer inom områden som berör uppdraget samt vilket nästa steg i utvecklingen av internlogistiken skulle kunna vara.
Allt sammanställs i en presentation och rapport som presenteras och överlämnas tillsammans med
t ex analysdokument till kunden. Om flödessimulering ingått som en del i uppdraget produceras och överlämnas också en kort film från en simuleringssekvens om kunden så önskar.
Ofta utgör det framtagna materialet ett fullständigt eller åtminstone en viktig del av ett beslutsunderlag för kunden att använda vid fattande av något större beslut rörande deras internlogistik.
Normalt avslutas sedan projektet med en diskussion kring vad som fungerat bra och eventuellt mindre bra i projektsamarbetet. Detta görs för att Sim Logistics (men även kunden om de vill) ska kunna förbättra sig utifrån den konstruktiva kritik som framkommit.
Lämplig tid efter avslutat projekt sker uppföljning genom att Sim Logistics kontaktar kunden för att höra hur det går i deras fortsatta arbete med internlogistiken och genomförandet av framtagna förbättringsförslag.
Ring +46 761 618384 eller maila info@simlogistics.se
för mer information eller bokning av möte!